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Vigilance sous-traitants

L’obligation de vigilance, suivie là où vous achetez. Dès 5 000 € HT avec un sous-traitant, vous devez obtenir ses attestations et les renouveler tous les six mois. Le module les demande, les classe, relance le fournisseur et vous prévient sur les commandes et factures fournisseurs.

Bientôt sur le DoliStore : être prévenu

En préparation pour le DoliStore. Prix de lancement prévu : 199 € HT, puis 279 € HT. TVA non applicable, art. 293 B du CGI.

Tableau de bord de la vigilance : dossiers par statut, taux de conformité, pièces à contrôler et prochaines échéances

Fonctionnalités

Dossier par fournisseur

Un onglet « Vigilance » sur la fiche tiers : profil (France, micro-entrepreneur, étranger, BTP), pièces exigées, statut de chacune et historique.

Seuil d’achats

Le montant des commandes et factures fournisseurs validées est calculé sur 12 mois, sur l’année ou par document. Le seuil est réglable, 5 000 € HT par défaut.

Contrôle des pièces

Validation avec la date d’émission, refus avec un motif, vérification d’authenticité avec le code de sécurité de l’attestation. L’échéance est calculée pour chaque type.

Relances automatiques

E-mails 30 et 7 jours avant l’échéance, à l’échéance, puis chaque semaine. Modèles modifiables, envoi au contact « Vigilance » du fournisseur.

Portail fournisseur

Le fournisseur dépose ses pièces depuis un lien personnel reçu par e-mail, avec un code de connexion. Pas de compte Dolibarr à créer.

Alertes sur les achats

Bandeau sur les commandes et factures fournisseurs, avertissement à la validation et au paiement. Les alertes ne bloquent jamais : l’achat confirmé est tracé.

Reprise de l’existant

Un assistant liste les fournisseurs déjà au-dessus du seuil, ouvre leurs dossiers et envoie la première demande en une fois.

Registre Sirene

En option, une tâche planifiée vérifie auprès de l’INSEE que vos fournisseurs sont toujours actifs. Clé gratuite du portail de l’INSEE.

Tableau de bord et listes

Taux de conformité, pièces à contrôler, échéances à 30 jours, montants engagés sur des dossiers incomplets, listes filtrables et export.

Analyse automatique des pièces

Lecture des documents

En option, chaque pièce déposée est lue par Mistral AI : type, entreprise, SIREN, dates. Le module compare ces données au fournisseur et propose une décision.

Vous gardez la main

L’analyse ne valide rien seule. Le contrôleur voit la pièce, les points vérifiés et un niveau de confiance, puis décide.

Votre clé, votre budget

Vous utilisez votre propre clé Mistral, stockée chiffrée, avec un plafond mensuel. Traitement dans l’Union européenne au choix. Environ 0,01 $ par attestation d’une page.

Désactivée par défaut

Sans clé, le module fonctionne entièrement : contrôle manuel des pièces, relances, portail et alertes.

Preuve en cas de contrôle

Journal chaîné

Chaque action (dépôt, validation, refus, relance, achat confirmé malgré une alerte) est écrite dans un journal dont les lignes sont chaînées par empreinte. Une modification se voit à la vérification.

Dossier de preuve

Export d’un fournisseur en ZIP : pièces, journal et synthèse PDF, prêts à remettre à l’URSSAF ou à un donneur d’ordre.

Droits Dolibarr

Droits séparés pour consulter, modifier, valider, supprimer et exporter. Les actions sensibles demandent une confirmation.

Conservation

Durée de conservation réglable et purge contrôlée des pièces anciennes, avec un mot de passe demandé avant suppression.

Captures d’écran

Données fictives de démonstration, Dolibarr 20.0.4.

Onglet Vigilance d’un fournisseur : pièces exigées, statut de chacune et dépôt d’une pièce — L’onglet Vigilance d’un fournisseur.

Écran de contrôle d’une pièce : document affiché à côté du formulaire de décision — Contrôle d’une pièce, document à côté.

Résultat de l’analyse automatique : décision proposée, niveau de confiance et points vérifiés — Résultat de l’analyse automatique.

Bandeau d’alerte sur une commande fournisseur dont le dossier de vigilance est incomplet — Alerte sur une commande fournisseur.

Assistant de reprise : fournisseurs au-dessus du seuil et ouverture des dossiers — Reprise des fournisseurs existants.

Liste des dossiers de vigilance avec statut, montant engagé et prochaine échéance — Liste des dossiers.

Liste des pièces avec type, statut et date d’échéance — Liste des pièces.

Consommation de l’analyse automatique : nombre d’analyses, coût et plafond mensuel — Consommation et plafond de l’analyse.

Configuration du module : seuil d’achats, période et alertes — Configuration du module.

Prérequis

Dolibarr 16.0 ou plus, MariaDB, MySQL ou PostgreSQL.
PHP 7.4 ou plus avec cURL.
Module « Fournisseurs » activé.
Envoi d’e-mails configuré dans Dolibarr, pour les relances et le portail.
En option : une clé Mistral AI pour l’analyse automatique (facturée par Mistral AI, non incluse dans le prix du module) et une clé gratuite de l’API Sirene de l’INSEE.

En bref

Version: 1.0.0, en préparation
Testé sur: Dolibarr 16.0.5, 20.0.4 et 24.0.1, MariaDB et PostgreSQL
Langues: Français, anglais
Licence: GNU GPL v3 ou ultérieure
Support: Formulaire de contact

Ce module vous aide à organiser le suivi de vos sous-traitants. Il ne remplace pas un conseil juridique : les pièces exigées et les délais sont réglables selon votre situation. L’éditeur n’est pas affilié à l’URSSAF, à l’INSEE ni à Mistral AI.